Cuestión de prioridades

A menudo, en la vida profesional o en la cotidiana, hemos de acometer varias tareas (ya sean éstas totalmente independientes o pertenecientes a un mismo ámbito o proyecto) que no pueden realizarse de forma simultánea o paralela. Por ello, tenemos que tomar decisiones para determinar el orden o precedencia en el tiempo con que serán ejecutadas. En definitiva, tenemos que gestionar nuestro tiempo asignando prioridades.

La priorización es el establecimiento de criterios y su posterior valoración a fin de poder juzgar que secuencia de tareas o acciones resulta más óptima para nuestros intereses. Se diferencia de la elección de alternativas en que, en principio, no se descarta ninguna tarea y todas deben recorrerse antes o después (salvo en algún caso especial en el que una prioridad muy baja lleve a revisar y desestimar la tarea por completo).

A continuación describo un compendio de diferentes herramientas y estrategias de priorización, entendiendo como tal la propia ordenación por importancia. El posterior plan de ejecución de la lista de tareas se basará en dichas prioridades, pero podrá hacer uso de otras técnicas más allá de el mero orden secuencial, tales como la fragmentación en subtareas para repartir o multiplexar la dedicación, etc. Muchas de las técnicas aquí recogidas son también válidas para la pura elección o toma de decisiones:

  1. Sin prioridad
  2. Priorización instintiva
  3. El método ABC
  4. Comparación por parejas
  5. Ponderación de factores
  6. Relación coste/beneficio
  7. Riesgo-Oportunidad
  8. Árboles de decisión
  9. Estrategias de colas
  10. Cuadrantes de Covey
  11. Decisión en función del contexto (GTD)
  12. Sombreros de De Bono
  13. Análisis de campo de fuerzas
  14. Pros, contras e implicaciones (PMI)
  15. Otras

Para conocer los detalles de cada una de estas herramientas, sigue leyendo.

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Tácticas de negociación

Un reciente artículo de Juan M.R. Parrondo en Investigación y Ciencia ilustra los detalles de un experimento conocido como "juego del ultimátum", en el que se estudia cuantitativamente la cooperación y el altruismo en la conducta humana.

El juego puntual

En el experimento participan dos jugadores con papeles distintos: un “proponente” y un “contestador”. El experimentador les ofrece una cierta cantidad de dinero, pongamos 100 euros. El proponente impone el reparto que se le antoje, por ejemplo 80 euros para él y 20 para el otro jugador. Pero es este último, el contestador, quien decide aceptar o rechazar la propuesta de reparto. Si la acepta, cada uno se lleva la cantidad propuesta por el proponente. Pero si el contestador rechaza la oferta, entonces ambos se quedan sin nada.

Según estas reglas, el comportamiento más racional (acorde con lo que en teoría de juegos se llama equilibrio de Nash y que es uno de los conceptos sobre los que se basa la economía moderna), sería elegir el reparto más desigual posible en el caso del proponente y aceptar cualquier oferta en el caso del contestador. Sin embargo, los resultados del experimento se alejan mucho de dicha conducta. Los contestadores suelen rechazar ofertas muy desiguales, sacrificando ganancias significativas con tal de castigar a un proponente excesivamente egoísta. Por su parte, el comportamiento típico de los proponentes es ofrecer repartos equitativos, 50/50, o ligeramente favorables.

Estos resultados, que son bastante generales (aunque con ciertas variaciones culturales), implican la presencia de algún tipo de componente emocional o de valoración ética. Aunque el juego del ultimátum es una construcción artificial, se evidencia que al modelo de Nash (en el que equilibrio no significa óptimo) le falta algo, pues no tiene en consideración las componentes no racionales que pueden estar presentes en los mecanismos de toma de decisiones.

Estrategias sociales

Uno de los factores que pueden afectar en la motivación es el hecho de que la negociación o toma de decisiones rara vez es un acto aislado y puntual en el camino de los participantes. Cuando el proceso se da en el marco de un entorno social o existe la posibilidad de nuevos encuentros en el futuro, el comportamiento emocional o ético parece adquirir más visos de racionalidad a largo plazo.

Para estas últimas situaciones, en las que las ocasiones de decisión se repetirán a lo largo del tiempo, existen estrategias más óptimas, como la denominada Tit for Tat, que básicamente consiste en responder consecuentemente a la acción previa del oponente. En su variante original, las premisas son altruistas y exigen comenzar siempre colaborando (lo que en el caso del juego del reparto, equivaldría a proponer una división justa).

Un jugador que adopte esta estrategia, al concluir una partida individual difícilmente podrá declararse vencedor de la misma, en el sentido de obtener mayores beneficios que el oponente. Pero en el conjunto de rondas y juegos con diferentes participantes, se ha demostrado que su balance resulta ser el más positivo.

Se ha relacionado el éxito de esta estrategia en juegos como el dilema del prisionero con sus características de "amabilidad", "provocabilidad" y "capacidad de perdón". Una estrategia "amable" es aquella en la que nunca se es el primero en perjudicar. Una estrategia "provocable" es aquella en la que se responde inmediatamente al perjuicio causado por un oponente. Una estrategia con "capacidad de perdón" vuelve rápidamente a la cooperación si su oponente lo hace. Estas características hacen que el funcionamiento de esta estrategia sea fácil de comprender por el oponente, y se pueda así encontrar una forma de cooperación.

Negociando en la vida real

Evidentemente, los ejemplos relatados son ejercicios artificiales, que a modo de experimentos reflejan únicamente aspectos muy concretos de una negociación o cooperación. En el mundo real las situaciones presentan mayor número y complejidad de factores determinantes. De algunos de ellos se han realizado análisis y estudios formales.

Un buen libro sobre negociación en particular, y comunicación en general es "Negociación, comunicación y cortesía verbal", de José Ramón Trujillo y Jesús García Gabaldón (Ediciones 2010, ISBN 84-95058-53-7). En la primera parte del libro se describen, de forma gratamente académica, los diferentes conceptos y características que intervienen en el proceso de negociación: tipos de conflictos, tipos y estilos de negociación, procesos, etapas, tácticas y estrategias, criterios, herramientas, objetivos, etc. La segunda parte, aún más interesante, se centra sobre todo en la propia comunicación y el lenguaje.


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Una información exacta

Creo que fue en algún texto de Martin Gardner (aunque mi recuerdo es difuso y agradecería que alguien me pudiera confirmar o refutar los detalles) donde hace ya bastante leí la historia de un explorador extraterrestre que llegaba de visita a nuestro planeta con el noble propósito de recopilar todo el saber y conocimiento humano.

La metodología del singular visitante se basaba en transcribir cada libro, cada documento y cada pieza de información existente sobre la faz de la Tierra, codificando sus caracteres mediante un equivalente numérico y encadenando estos dígitos en una larguísima ristra de cifras, como por ejemplo: 72948105483264...

Después de haber codificado todo el acervo cultural de nuestra especie obteniendo una cadena de números de longitud nada despreciable, se limitaba a añadir un cero y una coma decimal al principio de la misma (0,72948105483264...). Acto seguido, tomaba una pequeña vara de cierta longitud (digamos L) y con un pulso firme realizaba una delgadísima muesca justo en el punto infinitesimal en el que ésta dividía la longitud del palo en la proporción exacta indicada por la ristra completa de cifras. De esta forma, todo el conocimiento humano quedaba condensado en un simple trazo, ocupando un mínimo espacio y carga en el vehículo espacial de este extraterrestre recolector de información.

La técnica de este original cuento toparía en la práctica con las limitaciones inherentes no sólo a la exactitud y precisión de los instrumentos que sería necesario utilizar para medir y marcar la varilla, sino a la propia estructura de la materia, pues ni siquiera alcanzando el nivel atómico nos daría capacidad para registrar el contenido de un ejemplar del B.O.E.


Capacidad, responsabilidad, voluntad

En el momento de afrontar una situación, tres cualidades fundamentales determinarán la actitud y el sentimiento de una persona: capacidad, responsabilidad y voluntad (o en términos verbales: poder, deber y querer).

A continuación se describe un sencillo modelo gráfico y matemático para el análisis y la valoración de situaciones en función de esos tres parámetros.

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